CEL STANOWISKA

Samodzielne wykonywanie wszelkich prac związanych z administracją.                                         

BĘDZIESZ ODPOWIADAĆ ZA​

1.    Obsługa logistyczna wizyt gości zewnętrznych (w tym wycieczek studentów, uczniów i innych grup)
2.    Organizacja wyjazdów biznesowych i integracyjnych dla pracowników zakładu
3.    Organizacja spotkań firmowych i wydarzeń dla pracowników (m.in.: wyjazdy integracyjne, festyn rodzinny, Dzień Dziecka, Mikołajki, Kino Letnie, Wigilia firmowa, jubileusze pracownicze i inne wg potrzeb)
4.    Opiniowanie przyznawania darowizn rzeczowych i finansowych oraz nadzór nad budżetem darowizn (w tym prowadzenie rejestru, kontakt z wnioskodawcami od początku do zakończenia działań, przygotowywanie materiałów do publikacji wewnętrznych)
5.    Organizacja dokumentacji administracyjnej - przygotowywanie umów, procedur, wzorów dokumentów i inne – oraz udzielanie informacji na ich temat pracownikom zakładu
6.    Dbanie o wystrój i czystość biur, zamawianie wyposażenia biurowego, udział w organizacji remontów stref biurowych
7.    Dbanie o standaryzację wyposażenia i urządzeń w pomieszczeniach biurowych i socjalnych w zakładzie oraz przeprowadzanie ich inwentaryzacji
8.    Zamawianie i dystrybucja materiałów biurowych i reklamowych na potrzeby firmy (w tym wizytówek, pieczątek, kalendarzy itd.)
9.    Kontrola kosztów administracyjnych, nadzór nad zamówieniami, współpraca z dostawcami
10.  Geberit Vital – inicjowanie i organizacja aktywność prozdrowotnych, badań, wydarzeń
11.  Prowadzenie rejestru kart przedpłaconych i współpraca z księgowością w tym temacie
12.  Współpraca z zewnętrzną firmą archiwizacyjną
13.  Koordynowanie prac dotyczących serwisu i napraw wyposażenia biurowego
14.  Tłumaczenia w j. angielskim na potrzeby firmy
15.  Współpraca z dostawcami w ramach programu Smart Lunch oraz bieżące rozliczenia (faktury)
16.  Udział w targach pracy i wizytach na uczelniach i w szkołach (jako wsparcie, wiodąca rola HR)
17.  Organizowanie sesji zdjęciowych dla pracowników
18.   Opisywanie faktur za zamówione usługi, catering i inne
19.    Przygotowywanie newsletterów na temat bieżących wydarzeń w organizacji, aktualizowanie informacji na tablicach ogłoszeń oraz na ekranie informacyjnym
20.    Wykonywanie zadań i prac o charakterze specjalnym lub okolicznościowym zleconych przez bezpośredniego przełożonego
21.    Prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi normami ISO i zasadami RODO
22.    Dbanie o ogólny ład i porządek oraz pozytywny wizerunek firmy
23.    Wpieranie HR Biznes Partnera w zakresie bieżących projektów
24.    Wykonywanie innych poleceń bezpośredniego przełożonego podyktowanych koniecznością realizacji interesów Firmy
25.    Działanie w w/w zakresie zgodnie z przepisami, Kodeksem Pracy i innymi aktami prawnymi

WYKSZTALCENIE I KWALIFIKACJE

• wykształcenie wyższe (preferowane: administracja, zarządzanie, ekonomia)
• bardzo dobra znajomość obsługi MS Office
• znajomość języka angielskiego na poziomie min. C1
• czynne prawo jazdy kategorii B
• minimum 2-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, sumienność, samodzielność i proaktywność
• wysokie umiejętności komunikacji i współpracy oraz zachowania poufności i dyskrecji